Monitoraggio dei codici di condotta approvati

Ipotizziamo per un momento di avere un codice di condotta perfetto, il migliore che si potesse realizzare, già  approvato, registrato e pubblicato dal Garante e che quindi, a questo punto altro non si debba fare che “sperare” venga utilizzato dagli utenti per i quali è stato redatto.

Ecco immaginiamo di possedere un documento che si trovi in questo stadio e dico immaginiamo perché ad oggi il Garante non ha ancora approvato, registrato e pubblicato alcun codice ex art 40 …¦

Nel nostro codice di condotta ideale troveremmo anche, ex 40 comma 4, ” … i meccanismi che consentono all’organismo di cui all’articolo 41, comma 1, di effettuare il controllo obbligatorio del rispetto delle norme del codice da parte dei titolari del trattamento o dei responsabili del trattamento che si impegnano ad applicarlo …” . L’organismo sopra citato (disciplinato principalmente ex art 41) dovrà  essere accreditato nello svolgere il monitoraggio dei codici di condotta da parte dell’autorità  di controllo e tale accreditamento risulterà  dal fatto di soddisfare i criteri emessi dall’autorita’  di controllo stessa. L’organismo, ex art 41, comma 2, per essere accreditato dovrà comunque possedere un livello adeguato di competenze riguardo al contenuto del codice e dovrà  anche:

a) dimostrare in modo convincente all’autorità  di controllo competente di essere indipendente e competente riguardo al contenuto del codice;

b) istituire procedure che gli consentono di valutare l’ammissibilità  dei titolari del trattamento e dei responsabili del trattamento ad applicare il codice, di controllare che detti titolari e responsabili ne rispettino le disposizioni e di riesaminarne periodicamente il funzionamento;

c) istituire procedure e strutture atte a gestire i reclami relativi a violazioni del codice o il modo in cui il codice è stato o è attuato da un titolare del trattamento o un responsabile del trattamento e a rendere dette procedure e strutture trasparenti per gli interessati e il pubblico;

d) dimostrare in modo convincente all’autorità  di controllo competente che i compiti e le funzioni da esso svolti non danno adito a conflitto di interessi.

L’organismo che effettuerà  il monitoraggio potrà , inoltre, in caso di violazione del codice da parte di un titolare del trattamento o responsabile del trattamento procedere con opportune misure tra cui anche la sospensione o l’esclusione dal codice del titolare / responsabile del trattamento; di tale attività , l’organismo accreditato al monitoraggio, dovrà darne informazione all’autorità  di controllo competente unitamente alle misure adottate e dei motivi sottostanti a tali misure.

L’organismo di controllo è¨ a sua volta “vigilato” dall’autorità  di controllo che gli potrà revocare l’accreditamento se le condizioni per l’accreditamento non sono, o non sono più, rispettate o se le misure adottate dall’organismo violano il presente regolamento.

Ma perché è così importante il monitoraggio?

Perchè, a parere della scrivente, un monitoraggio con esito positivo potrà  essere il modo con cui il Titolare / Responsabile del trattamento potrà  dimostrare quanto richiesto ex artt. 32, comma 3 e 24 comma 3-

Purtroppo ad oggi non risulta ancora operante alcun Ente di monitoraggio e questo per due ordini di fattori: 1) Non c’è un codice approvato, registrato e pubblicato dal Garante su cui effettuare l’attività di monitoraggio ;

2) L’autorità  di controllo competente, ad oggi, non ha presentato al comitato il progetto di criteri per l’accreditamento dell’organismo di monitoraggio.

Quindi Non ci resta che aspettare e vedere cosa ci dirà  la realtà  dei prossimi mesi !

Avv. Laura Marretta